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In der Gastronomie werden Kassensysteme nicht ausschließlich als Registrierkassen genutzt, sondern sie haben auch die Funktion eines Bestell- und Informationssystems. Bei einem solchen System wird in der Regel auf einen Tisch gebucht, wobei diese Buchungen gesplittet und ebenso auf einen anderen Tisch gebucht werden können. Es werden Bons erzeugt, wobei prinzipiell zwischen Arbeitsbons, die der internen Ablaufplanung dienen, wie beispielsweise die Erstellung am Schank- oder Küchendrucker, oder solchen, die an den Gast weiter gereicht werden und für die beiderseitige Einreichung beim Finanzamt formalen Kriterien entsprechen müssen, unterschieden. Kassenbons können sowohl als Sammel- als auch als Einzelbon gedruckt werden. Mit dem aktuellen Einsatz von Tablet-PCs in gastronomischen Betrieben ist auch die Verwendung berührungsaktiver, so genannter Touch- Screens in Küche und/oder Schankbereich die moderne und zunehmend gebräuchlichere Alternative zum so genannten „Arbeitsbon“, der auch aus Thermorollen bestehen kann. Die Bestellung und die Zusatzbestellung können direkt am mobilen Terminal des Kellners vorgenommen, bearbeitet und an die verschiedensten Stationen weiter gereicht werden. Gute Systeme vermögen gar die Gutschein- und Standverwaltung, Statistiken, Kundenverwaltung sowie diverse Zahlungswege und das immer bedeutender werdende bargeldlose Bezahlen zu betreuen. Mit Gastronomie Kassen läuft alles viel einfacher.

Fazit: Die Zeiten, in denen Servicekräfte mit Block und Stift bewaffnet zum Gast traten, um seine Bestellung entgegenzunehmen, gehören der Steinzeit der gastronomischen Praxis an, denn moderne Abrechnungssysteme boomen wie nie zuvor!

Was müssen nun Abrechnungssysteme können?

Wichtige Voraussetzungen sind Eigenschaften wie Bedienerfreundlichlichkeit, rasche Einarbeitungszeiten sowie die Gestaltung praxisorientierter Abläufe. Die jeweiligen Auswertungen müssen auf Knopfdruck funktionieren und sparen damit wertvolle Zeit. So gehen zahlreiche Firmen, die sich mit der Abrechnungssoftware beschäftigen, auf spezielle Kundenwünsche ein, sei es hinsichtlich bestimmter Schnittstellen zu verschiedenen anderen Softwareprogrammen oder zu diversen Geräten wie zum Beispiel Schankanlagen. Daher sind die Zeiten, in denen das Servicepersonal von Tisch zu Tisch hetzte, während andere Gäste ungeduldig „Bitte zahlen“ riefen, eine Szene, die selbst in der Topgastronomie nicht selten vorkam, zunehmend vorbei. Immer mehr Gastronomie- Unternehmer stellen auf moderne Abrechnungssysteme um, anstatt ihre Gäste durch lange Wartezeiten zu verärgern. In der Übersicht Kassensysteme werden einige weitere Eigenschaften, über die ein Abrechnungssystem zusätzlich verfügen sollte.

Vorteile der Gastronomie Kassen

Aber es gibt auch noch zahlreiche weitere Gründe, die für den Einsatz der handlichen Geräte sprechen. So ermöglichen beispielsweise farbige Displays eine übersichtliche Gestaltung verschiedener Menüs. Abrechnungssysteme, die auf diversen Hardwareplattformen laufen, sind darüber hinaus besonders flexibel. Mit einem mobilen Abrechnungssystem steigert der Gastronom auf jeden Fall die Kundenzufriedenheit, da das Servicepersonal mehr Zeit für die Gäste erhält. Weiterhin werden unnötige Wege und damit auch viel Zeit eingespart. Mit diesen Terminals ist es möglich, direkt am Tisch im Handumdrehen zu bonieren und abzurechnen. So gelingt es auch ohne weiteres, große Tische bei getrennter Zahlung einfach und schnell über die mobile Kasse abzurechnen. Damit kommt es zu keinen längeren Wartezeiten bei den anderen Gästen.

Weitere Vorteile

Durch einen solch qualitativ besseren und schnelleren Service werden natürlich damit ebenso die Umsätze gesteigert, und, gute Organisation vorausgesetzt, auch Personalkosten eingespart. Artikeländerungen werden einfach von der Standardkasse übernommen, ohne dass etwa Folien ausgedruckt oder zugeschnitten werden müssen. Auch die Bonier- Oberfläche gleicht eins zu eins der Oberfläche auf der Standardkasse, so dass zeitaufwändige Schulungen oder Eingewöhnungsphasen für Mitarbeiter entfallen.

Das POS- System als wahrer Alleskönner unter den Abrechnungssystemen im Hotel- und Barbetrieb

„POS“ ist die Abkürzung für „Point of Sale“, was übersetzt etwa „Verkaufspunkt“ bedeutet. Ein solches Prinzip führt die Zahlungsabwicklung gleich mit der Buchführung Ihres Unternehmens zusammen und verzeichnet einfach alle verkaufsrelevanten Informationen, führt Buch über die Mehrwertsteuer und stellt auch Berichte her. Es ist Verwaltungsmodul für den Lagerbestand und sammelt ebenso Daten über bestimmte (Kauf-) Gewohnheiten Ihrer Kunden. Ab einem Jahresumsatz ab ungefähr 250.000 Euro geeignet, leisten diese Systeme in der Gastronomie besondere Dienste. Sollte Ihr Gastronomiebetrieb zum Beispiel in ein Hotelgewerbe eingebunden sein, so sind die Abrechnungssysteme in der Lage, unterschiedliche Kosten hausinterner Restaurant- und Barbesuche mit weiteren Kostenstellen zu vernetzen, so dass Ihr Gast erst am Ende seines Aufenthaltes eine komplette Rechnung mit detailliert aufgeführten Positionen erhält. Darüber hinaus sind diese Kassen in der Lage, den direkten Kontakt zu den Lagerbeständen herzustellen und so zu „melden“, wann ein Bestand soweit reduziert wurde, dass eine Nachbestellung erforderlich ist. Bei diesen Systemen können die einzelnen Produkte durch Abkürzungen oder Kennzahlen aufgerufen werden. Da die Preise fix hinterlegt sind, ist stets eine korrekte Abrechnung gewährleistet. Auch können Sie jederzeit Statistiken aufrufen, die Ihnen die genaue Auskunft über den Absatz einzelner Produkte gewährt. Inventurarbeiten werden wesentlich verkürzt, und die ständig mögliche Kontrolle des Kassen- Bargeldbestandes benötigt relativ wenig Zeitaufwand. Sie können Ihrem Servicepersonal auch für den persönlichen Zugang eine eigene Kennung zuteilen, das hilft vor allem bei Unregelmäßigkeiten, Angelegenheiten schneller zu klären.

PC gestützte Abrechnungssysteme sind in Module aufgebaut und bieten Ihnen diverse Erweiterungsoptionen an. So können Sie Geräte wie Bondrucker, Tastatur, Bildschirm, Barcodescanner, Geldschublade, Netzwerkkarte oder Internetzugang installieren lassen. Für einen fehlerfreien Betrieb empfehlen wir Ihnen stets, spezielle PCs zu favorisieren, die hinsichtlich des Lüfters und der Festplatte auf einen Dauerbetrieb eingerichtet sind. Diese verbrauchen weniger Strom, entwickeln eine geringere Temperatur und sind auch wesentlich geräuscharmer.

Die wichtigsten Check- Punkte, die Sie beim Kauf eines Abrechnungssystems oder Gastronomie Kassen beachten sollten:

• Bitte denken Sie an die gesetzlichen Auflagen hinsichtlich aller Angaben, die ein Bon als Rechnung enthalten muss. Die Vorschriften für Registrierkassen.
• Das System sollte für das Personal so gut wie selbsterklärend sein.
• Wir raten Ihnen zur Überprüfung, ob das System funktionierende Schnittstellen zu allen Schankanlagen hat.
• Auch der modulare Aufbau ist wichtig, denn das System sollte mit dem Betrieb wachsen können.
• Hinsichtlich der Anpassungsfähigkeit gilt die Faustformel, dass sich das Abrechnungssystem oder Gastronomie Kassen an Ihren Betrieb und nicht der Betrieb an das System anpassen muss!

Resümee

Das professionelle Team von bonro.de liefert Ihnen auf Rechnung, versandkostenfrei und- bei Ihrer Bestellung bis 12:00 Uhr- innerhalb von 24 Stunden genau die EC- Cashrollen, die Sie für Ihre Gastronomie Kassen benötigen und zwar in praktischen Verpackungseinheiten. Auf diese Weise können Sie jederzeit die Menge der Bonrollen Ihren Geschäftsvorfällen flexibel anpassen. Sollten Sie zu unseren Qualitäts- EC- Cashrollen bestimmte Wünsche oder Fragen haben, zögern Sie nicht, unsere Hotline unter der Nummer: 04832- 601090 zu kontaktieren, denn wir, von bonro.de helfen Ihnen gerne immer weiter!

Das AETR- Abkommen, zuletzt geändert am 2. November 2011, sowie die Arbeits- und Lenkzeit nach der EG- Verordnung Nummer 561/2006
In unserem facettenreichen bonro- Shop erhalten Sie natürlich auch Tachographenrollen, kurz „Tachorollen“, zur exakten Stundenauswertung, Produkte, die durch die gesetzlichen Neuerungen zu den Lenk- und Ruhezeiten im Kraftverkehr eine ganz besondere Bedeutung erlangten, da hierdurch die Umstellung der bisherigen Fahrtenscheiben auf digitale Tachographen nötig wurde. Techorollen bestehen wie Bonrollen aus Thermopapier, auf dem ein Vordruck aufgdruckt ist, welcher es fpr Polizisten bei einer Kontrolle einfacher macht, die Lenk- und Ruhezeiten zu kontrolieren. Was besagen die Verordnungen im Einzelnen, und was müssen Sie beachten? Wir sagen es Ihnen im Rahmen der folgenden Ausführungen.

AETR

Das AETR- Abkommen ist eine grenzübergreifende Regelung der Lenk- und Ruhezeiten im gewerblichen Transportverkehr und bezieht sich dementsprechend auf LKW und Busse. Es findet lediglich im grenzüberschreitenden Verkehr Anwendung. Neben allen EU- Staaten gibt es noch viele weitere Mitgliedsstaaten des AETR. Für Deutschland gelten vorrangig die oben genannte EG- Verordnung, die Fahrpersonalverordnung sowie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Im § 21a des ArbZG heißt es dabei ausdrücklich:“ Die Vorschriften der VO (EG) 561/2006 und des AETR bleiben unberührt“, was, übersetzt bedeutet, dass alle Regelungen in vollem Umfang zu beachten sind. Diese Tatsache stellt Sie, als Unternehmer dieser Branche, vor hohe Anforderungen.

Der Sinn der neuen Regelungen und die Folgen ihrer Nichtbeachtung

Mit der Verordnung zu Lenk- und Ruhezeiten legte der Europäische Gesetzgeber einheitliche Gemeinschaftsregelungen für die höchstzulässige Tageslenkzeit, die Fahrtunterbrechung, die wöchentliche Lenkzeit sowie die täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten für alle Fahrerinnen und Fahrer von Fahrzeugen im Güter- und Personenkraftverkehr fest. Das Ziel dieser Vorschriften ist der Gesundheitsschutz des Fahrpersonals und natürlich ebenso der Erhalt der Sicherheit im Straßenverkehr. Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Auflagen bleibt für die Transporteure nicht ohne Folgen, da sie bußgeldrechtlich für die Einhaltung sowie auch die Pausen ihrer Fahrerinnen und Fahrer verantwortlich sind. Sollten Sie, als Unternehmer, nämlich nicht auf die Einhaltung achten, so kann Sie die dementsprechende Ordnungswidrigkeit nach dem Fahrpersonalgesetz bis zu 15.000 Euro kosten. Dabei ist es völlig unerheblich, ob Sie, als Unternehmer, vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt haben! Ebenso in Bezug auf Vereinbarungen des Beförderungszeitplans mit dem Verlader muss die Beachtung der gesetzlichen Lenk- und Ruhezeiten sicher gestellt werden. Wird dagegen verstoßen, kann dies ebenfalls mit einer Geldbuße bis zu 15.000 pro Fall geahndet werden. Als Chef Ihres Unternehmens sind Sie auch dazu verpflichtet, die Lenk- und Ruhezeiten lückenlos zu dokumentieren. Sollten Sie dieser Pflicht nicht nachkommen, dann sieht der Gesetzgeber wiederum 15.000 Euro für Ordnungswidrigkeiten in diesem Bereich vor. Sie sehen also, dass ein Verstoß gegen die aufgeführten Paragraphen keine billige Angelegenheit wird.

Übermüdung als eine der häufigsten Ursachen schwerer LKW- Unfälle

Vielleicht werden Sie, als Transportunternehmer, unter den vielen gesetzlichen Auflagen stöhnen. Doch neben Zeit-, Termin- und Kostendruck, denen Sie vielleicht ausgesetzt sind, spielen eben auch die Faktoren „Gesundheit der Fahrerinnen und Fahrer“ sowie „Teilnahme im Straßenverkehr“ unter anderem eine ganz wichtige Rolle. Das Risiko von Aufmerksamkeitsdefiziten, hervorgerufen durch Müdigkeit am Steuer, ist besonders hoch, vor allem dann, wenn lange Fahrzeiten, Zeitdruck, unzureichende Pausen- und Erholungszeiten sowie mangelnder Schlaf eine entscheidende Rolle spielen. Leider liegen genaue Zahlen, zum Beispiel in Bezug auf durch Übermüdung verursachte Unfälle bei Berufskraftfahrern nicht vor, jedoch gehen wissenschaftliche Studien von einer besonders hohen Dunkelziffer übermüdungsbedingter Unfälle aus. (Quelle: https://www.dvr.de/presse/seminare/904_20.htm) So stellte sich „Übermüdung“ neben „Geschwindigkeitsüberschreitung“ als zweithäufigste Unfallursache heraus. Aus diesem Grund kommt der sorgfältigen Beachtung der gesetzlichen Verordnungen und Vorschriften im Transportbereich eine ganz besonders hohe Bedeutung zu.

Grundsätzliches und die wichtigsten, einzelnen Begrifflichkeiten

Gemäß Artikel 6 Abs. 2 der VO darf die wöchentliche Lenkzeit 56 Stunden nicht überschreiten und auch nicht dazu führen, dass die in der Richtlinie des § 21a ArbZG festgesetzte wöchentliche Höchstarbeitszeit ausgedehnt wird. Nach der Arbeitszeitvorschrift ist ebenso grundsätzlich eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden erlaubt.
Unter „Arbeitszeit“ wird die Zeitspanne zwischen dem Arbeitsbeginn und dem Arbeitsende ohne Ruhepausen und Ruhezeiten verstanden. Insbesondere zählen zur Arbeitszeit:

• Das Be- und Entladen
• Die Reinigung und Wartung des Fahrzeuges
• Die Erledigung gesetzlicher und/oder behördlicher Formalitäten
• Die Überwachung des Be- und Entladevorganges
• Das Warten auf das Be- und Entladen, wenn nicht bekannt ist, wann dieser Vorgang stattfinden soll
• Das Fahren

Neuregelung der Lenk- und Ruhezeiten ab dem 1. November 2012

Ab dem 1. November 2012 gilt übrigens auch für Selbständige das Arbeitszeitgesetz weitestgehend. Das im April 2012 beschlossene Gesetz begrenzt ebenso für selbstfahrende Unternehmer die Arbeitszeit auf 48 beziehungsweise maximal auf 60 Stunden pro Woche.

Die Lenkdauer, die Lenkzeit sowie die Tageslenkzeit

Die Lenkdauer ist die Zeit zwischen einer Ruhezeit oder einer Unterbrechung der Fahrt oder Ruhezeit. Sie kann sowohl unterbrochen als auch ununterbrochen sein. Sie erstreckt sich auf die reine Lenkzeit, die sowohl voll- oder halbautomatisch als auch analog oder digital aufgezeichnet werden kann. Unter „Tageslenkzeit“ wird die Summe der Gesamtlenkzeit definiert, die zwischen zwei täglichen oder wöchentlichen Ruhepausen liegt.

Die Fahrtunterbrechung

Nach spätestens 4,5 Stunden Lenkzeit hat eine 45 minütige Pause zu erfolgen („Fahrtunterbrechung“!), die in zwei Abschnitte von maximal zwei Pausen teilbar ist. Innerhalb der 4,5 Stunden 15 Minuten und danach 30 Minuten, wobei diese Reihenfolge zwingend vorgeschrieben ist. Danach beginnt ein neuer Lenkzeitabschnitt. Die Ausnahme: Wartezeit und Nicht- Lenkzeit in einem Fahrzeug, auf einer Fähre oder im Zug.

Die Bereitschaftszeit

Bereitschaftszeit bedeutet, dass sich der Fahrer bereithalten muss, um seine Tätigkeit aufzunehmen, wobei ihm die Wartezeit im Voraus bekannt ist. Sie gilt nur bei Fahrzeugen von mehr als 3,5 Tonnen und in folgenden Fällen:
Bezüglich des Beifahrers
Die Begleitung der Fahrzeuge während der Beförderung im Zug oder auf der Fähre
Die Wartezeiten an den Grenzübergängen
Wartezeiten infolge von Fahrverboten
Warten auf den Be- und Entlade-Vorgang
Bezüglich des Umfangs sind keine gesetzlichen Höchstgrenzen vorgegeben. Sie ergeben sich aus der Höchstgrenze der Arbeitszeit sowie der Mindesteinhaltung von Lenkzeitunterbrechung, Pausen und der Ruhezeit.

Ausblick

Diese Ausführungen erheben natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sollten Sie, als Transportunternehmer, spezielle Fragen auf diesem Sektor haben, so raten wir in solchen Fällen immer, einen in diesem Themenbereich spezialisierten Rechtsanwalt zu Rate zu ziehen. Generell gilt es, das Risiko bußgeldrechtlicher Haftung durch mindestens stichprobenartige Kontrollen zu minimieren. Sie, als Transporteur, sollten auf jeden Fall die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten sicher stellen, da Sie für die Befolgung Ihre Fahrerinnen und Fahrer gesetzlich einstehen müssen. Auch sind Sie verantwortlich für die lückenlose Dokumentation, die Ladungssicherung, die Verkehrssicherheit der Fahrzeuge, dafür, dass keines Ihrer LKW überladen in den Verkehr gelangt und keine Entlohnung nach Fahrstrecken oder Gütermengen stattfindet.

Anforderungen an das Papier

Das Papier der Tachographenrollen muss ebenfalls ganz besondere Anforderungen erfüllen, um die im LKW herrschenden Bedingungen unbeschadet zu überstehen. Daher sind unsere qualitativ hochwertigen Tachographenrollen, „Made in Germany“, ganz besonders geeignet. Den geltenden Aufbewahrungsfristen werden unsere Produkte in vollem Umfang gerecht, denn sie sind gegen diverse Umwelteinflüsse wie Wasser, Hitze, Kälte, Licht und Fette beständig und gegen Diesel, Benzin, Öl, Cremes und Pflegeprodukte hochgradig resistent. Durch das Kraftfahrt Bundesamt für den Einsatz in Tachographen zertifiziert, dienen unsere Tachographenrollen somit uneingeschränkt als Beweismittel für die lückenlose Einhaltung gesetzlicher Vorschriften!

Wussten Sie, dass Kassensystem- Hersteller generell persönlich für hinterzogene Steuern ihrer Kunden haften?

Renommierte Produzenten wie etwa Sharp, Casio und Omron betrifft dies ebenso wie alle anderen Hersteller. Dies hat das Finanzgericht Rheinland- Pfalz in einem Eilverfahren (Beschluss vom 07. Januar 2015 V 2068/14) nun entschieden. Das Urteil betraf im konkreten Fall den Geschäftsführer eines Kassensystem- Herstellers, in dem es auch um die Produktion und den Vertrieb von Manipulationssoftware ging. In diesem Prozess hatte der Inhaber eines Eiscafés rund 1,6 Millionen Euro am Fiskus vorbei gemogelt.

Auf dem Markt existieren unterschiedlichste Typen von Registrierkassen, wobei nicht alle Arten die neuen Anforderungen erfüllen können. An Orten, an denen eine Kasse auf Grund ihrer Bauart die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungen nicht erfüllen und nicht umgerüstet werden kann, genügt es, wenn weiterhin nur die fortlaufenden Z- Bons aufbewahrt werden. Dieses Entgegenkommen der Verwaltungsbehörde ist jedoch bis zum 31.Dezember 2016 begrenzt, denn bis zu diesem Zeitpunkt muss jeder Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkasse, auch der Marken „Sharp“, „Casio“ und „Omron“, auf einen solchen Kassentyp umgestellt haben, wobei der ziemlich lange Übergangszeitraum von sechs Jahren der regelmäßigen Nutzungsdauer von Kassensystemen entspricht.

Kassen werden durchsichtig

Das Bundesfinanzministerium hat seine vereinfachten Regelungen aus dem Jahre 1996 aufgehoben und die Anforderungen an die elektronische Kassenführung nicht nur neu definiert sondern in gewisser Weise auch verschärft. Sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme müssen demnach „unverdichtet“ gespeichert werden.

Doch was bedeutet das nun für Sie, als Unternehmer?

Es ist unzulässig, Einzelbons zu Gunsten des Tagessummenbons zu löschen. Weiterhin ist es nicht gestattet, aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ausgedruckter Form aufzubewahren, das bedeutet, dass die alleinige Aufbewahrung der Bons auf Papier nicht mehr ausreichend ist. Ein Auslesen der Daten muss dem Betriebsprüfer direkt aus der Kasse heraus ermöglicht werden. Wie bisher müssen Sie auch sämtliche Organisationsunterlagen rund um Ihre Kasse, wie beispielsweise die Bedienungs- und Programmieranleitung, etwaige Protokolle von Umprogrammierungen, einschließlich der Artikelstammdatenänderungen, Bedien- und Kellnereinrichtungen aufbewahren. Durch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 26.11.2010 muss nun daneben auch für jede einzelne Kasse protokolliert werden, in welchen Zeiträumen eine Kasse an welchem Ort zum Einsatz kam.

Für den Fall, dass die Kassensysteme eines Steuerpflichtigen diese Forderung nicht erfüllen können, ist alleine schon auf Grund dieser Tatsache die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt. In einem solchen Fall müssen Sie mit der Schätzung Ihrer Einnahmen durch die Betriebsprüfung rechnen. Damit jedoch sind unkalkulierbaren Folgen für Ihr Unternehmen Tür und Tor geöffnet! Sofern Sie also eine Kasse im Betrieb haben, die bislang eine andere Speicherung vorgesehen hat, müssen Sie diese umprogrammieren. Auch der Speicher muss aufgerüstet werden, sollte er nicht ausreichen, um all diese Daten dauerhaft speichern zu können.
Ebenso ist es nach Auffassung der Finanzverwaltung zumutbar, die Auslagerung der Daten auf einen anderen unveränderbaren Datenträger vorzunehmen.

Um es noch einmal ganz klar zu betonen: Das BMF zwingt in seinem Schreiben nur dann zur Umrüstung respektive zur Ersatzinvestition, wenn Sie eine elektronische Kasse nutzen!Falls Sie also als Unternehmer noch mit einer so genannten „offenen Ladenkasse“ arbeiten, sind Sie selbstverständlich nicht dazu gezwungen, sich eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. In diesem Fall bleiben für Sie die bisherigen Aufzeichnungspflichten bestehen.Egal, ob Casio, Omron, Sharp oder eine andere Kassenmarke. So werden nach und nach die Bonrollen bzw. der klassische Bon abgeschaft.

Was muss eine Kasse also nachweisen können?

• Die Z- Bons, um die Höhe der Tagessumme zu belegen
• Stornobuchungen
• Entnahmen
• Retouren
• Die verschiedenen Zahlungswege in Form von Bargeld, Scheck- und Kreditkarten
• Die Darstellung der Einzelpositionen
• Alle weiteren Auswertungen des Tagesabschlusses

Ein Z- Bon muss übrigens zwingend folgende Details enthalten:

• Den Namen des Unternehmers
• Das Datum sowie die Uhrzeit des Ausdrucks
• Brutto- Tageseinnahmen nach verschiedenen Steuersätzen getrennt
• Laufende, automatische Nummerierung
• Stornierungen und Löschhinweise für den Tagesspeicher

Folgende Dokumente, gespeicherte beziehungsweise in der Kasse abrufbar, müssen Sie bereit halten:

• Die Bedienungsanleitung
• Die Programmieranleitung
• Die aufgezeichneten Programmabrufe nach jeder Änderung
• Einrichtungsprotokolle über Kellner-, Verkäufer und Trainingsspeicher
• Alle zusätzlichen Anweisungen zur Kassenprogrammierung

Übergangslösungen und Fristen

Sollten Sie in Besitz einer elektronischen Kasse sein, die das nicht umsetzen kann, dürfen Sie mit dieser bis zum 31.12.2016 zwar weiter arbeiten, doch verlangt das BMF, dass Sie technisch mögliche Softwareanpassungen vornehmen müssen. Zu einem Problem kann es führen, wenn Sie zum Beispiel keine Bedienungsanleitung für Ihre Kasse besitzen, weil Sie diese gebraucht gekauft haben und die Anleitung von vorneherein nicht vorhanden war. Sollten Sie im Besitz einer neueren und damit moderneren Kasse sein, können Sie einen permanenten Speicher installieren (lassen), dessen Daten nicht verändert und nur vom Finanzamt ausgelesen werden können.

Auf Grund der besonders gestiegenen Anforderungen des Gesetzgebers und auch, um einer möglichen Schätzung zu entgehen, sollten Sie jedoch immer ebenso die Anschaffung einer neuen Kasse, zum Beispiel von „Sharp“, „Omron“, „Casio“ oder einem anderen renommierten Hersteller erwägen! Eine solche Investition ist gerade auch im Hinblick darauf, dass sich die gesetzlichen Regelungen des Fiskus wohl kaum in Zukunft lockerer gestalten werden, sicherlich besonders erwägenswert! Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht Kassensysteme.

Einige weiterführende Gedanken

Erst dann, wenn ein Gerät „bauartbedingt“ die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 geforderten Voraussetzungen nicht erfüllt, greift die Übergangsregelung bis zum 31.12.2016, wonach auf eine entsprechende Nachrüstung verzichtet werden kann, wie wir oben schon ausgeführt haben.
In der Praxis, wie zum Beispiel im Bereich der Gastronomie, sind die dargestellten Anforderungen, wenn überhaupt, so nur unvollständig umsetzbar. Auf Grund der Tatsache, dass die Einhaltung der Forderungen mit großem manuellen Aufwand verbunden ist, sind die Aufzeichnungen dadurch schon alleine an sich äußerst fehleranfällig. Das heißt, selbst bei aller Bemühung, diesen Weisungen des BMF gerecht zu werden, können fehlerhafte Eingaben dazu führen, dass die Buchführung anfechtbar ist.

Auf jeden Fall sind sowohl der Speicherplatz als auch die Software- Updates nachzurüsten. Fast alle installierten Kassensysteme sind Software- Update fähig. Die Finanzbehörden werden es wohl kaum akzeptieren, wenn einige Hersteller ein solches auf die Dauer nicht anbieten. Weiterhin gab es in der Vergangenheit Fälle, in denen Betriebsprüfer bei Kassenherstellern nachgefragt haben, ob eine Aufrüstungsmöglichkeit bestehe, was diese regelmäßig bejahten. Das bedeutet für den Steuerpflichtigen im Falle einer Betriebsprüfung einen eklatanten Nachteil.

Zu beachten gilt ebenfalls, dass die bis zum 31.12.2016 geltende Ausnahmeregelung nur für vor dem 26.11.2010 bereits in Betrieb genommene Kassen gilt. Das Schreiben des Bundesfinanzministerium spricht in diesem Kontext davon, dass ein Gerät „ weiterhin eingesetzt wird“. Diese Formulierung deutet auf einen Bestandsschutz bereits installierter Systeme hin. Auf neue Installationen jedoch findet die Ausnahmeregelung daher keine Anwendung. Das Gleiche gilt für den Kauf gebrauchter Registrierkassen. Sollte eine solche vor dem 26.11.2010 gebaut worden sein und erst danach in Ihrem Unternehmen- in Form einer gebrauchten Kasse- eingesetzt worden sein, dann greift diese Ausnahmeregelung nicht.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen noch einmal kurz die Aufbewahrungspflichten ins Gedächtnis rufen, auch, um Sie vor etwaigen Schätzungen seitens des Finanzamtes zu bewahren!

Folgende Kassenunterlagen müssen Sie 10 Jahre aufbewahren:

• Originalbelege
• Z- Bons
• Kassenbücher und Aufzeichnungen inklusive die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• Dokumente, die zur Kasse gehören, vor allem die Bedienungsanleitung
• Die Programmabrufe nach jeder Änderung (dazu gehört auch der Artikeleinzelpreis!)
• Alle Protokolle, die die Einrichtung von Verkäufern und Kellnern sowie die Trainingsspeicherdaten betreffen
• Alle internen Einweisungen zur Programmierung der Kasse(n)
• Kalkulationsgrundlagen wie zum Beispiel Getränke- und Speisenkarten in Gaststätten

Welche Vorteile können Sie nun im Zusammenhang mit der neuen Fiskalgesetzgebung von PC- Kassensystemen und POS- Systemen erwarten?

Diese sind modular aufgebaut und bestehen aus der Zentraleinheit (dem PC respektive dem Rechner), dem Kassendrucker, der Kassenschublade, der Bedieneranzeige oder dem Bediener- Bildschirm- zum Beispiel auch in Form von Touchscreen-, der Kundenanzeige, der Eingabe- Tastatur, dem Scanner plus Betriebssystem und der Kassensoftware. Auch wenn Sie bei solchen Geräten mit einem höheren Preis rechnen müssen, kann eine solche Anschaffung durchaus lohnend sein. Denn als Fiskalregistrierkassen sind sie mit manipulationssicheren Speichern ausgerüstet, die alle steuerlich relevanten Daten speichern und so ein direktes Auslesen durch die Betriebsprüfer erlauben.

Der „kryptografische Manipulationsschutz“

In diesem Zusammenhang wollen wir noch kurz auf den so genannten „kryptografischen Manipulationsschutz“ für Kassensysteme eingehen, eine Technik, die es dem Steuerpflichtigen erstmals ermöglicht, die formale Korrektheit seiner Kassendaten zu beweisen. Dieser Schutz basiert auf einer digitalen Signatur, die von einer Smartcard erzeugt wird, die wiederum von einer autorisierten zentralen Stelle ausgegeben wird. Die mit einer solchen Signatur geschützten Daten können nicht verändert werden, da bei einer Manipulation oder einem vollständigen Verlust der Daten durch den Summenspeicher auf der Smartcard eine Ermittlung der einmal signierten Umsätze möglich ist. Diese Lösung erfordert keine wesentlichen technischen Auflagen für Registrierkassen.

Alleine die Tatsache, dass Sie mit einem solchen Schutz die Korrektheit Ihrer Kassendaten beweisen können und somit nicht irgendwelchen Unwägbarkeiten, beispielsweise in Form einer Steuerschätzung, ausgesetzt sind, macht eine solche Anschaffung sicherlich in vielen Fällen besonders lohnend!