Autor: Masu

Das neue Fiskalgesetz für Kassen

Beitragsautor Von Masu
Beitragsdatum 25. Februar 2015

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Wussten Sie, dass Kassensystem- Hersteller generell persönlich für hinterzogene Steuern ihrer Kunden haften?

Renommierte Produzenten wie etwa Sharp, Casio und Omron betrifft dies ebenso wie alle anderen Hersteller. Dies hat das Finanzgericht Rheinland- Pfalz in einem Eilverfahren (Beschluss vom 07. Januar 2015 V 2068/14) nun entschieden. Das Urteil betraf im konkreten Fall den Geschäftsführer eines Kassensystem- Herstellers, in dem es auch um die Produktion und den Vertrieb von Manipulationssoftware ging. In diesem Prozess hatte der Inhaber eines Eiscafés rund 1,6 Millionen Euro am Fiskus vorbei gemogelt.

Auf dem Markt existieren unterschiedlichste Typen von Registrierkassen, wobei nicht alle Arten die neuen Anforderungen erfüllen können. An Orten, an denen eine Kasse auf Grund ihrer Bauart die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungen nicht erfüllen und nicht umgerüstet werden kann, genügt es, wenn weiterhin nur die fortlaufenden Z- Bons aufbewahrt werden. Dieses Entgegenkommen der Verwaltungsbehörde ist jedoch bis zum 31.Dezember 2016 begrenzt, denn bis zu diesem Zeitpunkt muss jeder Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkasse, auch der Marken „Sharp“, „Casio“ und „Omron“, auf einen solchen Kassentyp umgestellt haben, wobei der ziemlich lange Übergangszeitraum von sechs Jahren der regelmäßigen Nutzungsdauer von Kassensystemen entspricht.

Kassen werden durchsichtig

Das Bundesfinanzministerium hat seine vereinfachten Regelungen aus dem Jahre 1996 aufgehoben und die Anforderungen an die elektronische Kassenführung nicht nur neu definiert sondern in gewisser Weise auch verschärft. Sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme müssen demnach „unverdichtet“ gespeichert werden.

Doch was bedeutet das nun für Sie, als Unternehmer?

Es ist unzulässig, Einzelbons zu Gunsten des Tagessummenbons zu löschen. Weiterhin ist es nicht gestattet, aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ausgedruckter Form aufzubewahren, das bedeutet, dass die alleinige Aufbewahrung der Bons auf Papier nicht mehr ausreichend ist. Ein Auslesen der Daten muss dem Betriebsprüfer direkt aus der Kasse heraus ermöglicht werden. Wie bisher müssen Sie auch sämtliche Organisationsunterlagen rund um Ihre Kasse, wie beispielsweise die Bedienungs- und Programmieranleitung, etwaige Protokolle von Umprogrammierungen, einschließlich der Artikelstammdatenänderungen, Bedien- und Kellnereinrichtungen aufbewahren. Durch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 26.11.2010 muss nun daneben auch für jede einzelne Kasse protokolliert werden, in welchen Zeiträumen eine Kasse an welchem Ort zum Einsatz kam.

Für den Fall, dass die Kassensysteme eines Steuerpflichtigen diese Forderung nicht erfüllen können, ist alleine schon auf Grund dieser Tatsache die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt. In einem solchen Fall müssen Sie mit der Schätzung Ihrer Einnahmen durch die Betriebsprüfung rechnen. Damit jedoch sind unkalkulierbaren Folgen für Ihr Unternehmen Tür und Tor geöffnet! Sofern Sie also eine Kasse im Betrieb haben, die bislang eine andere Speicherung vorgesehen hat, müssen Sie diese umprogrammieren. Auch der Speicher muss aufgerüstet werden, sollte er nicht ausreichen, um all diese Daten dauerhaft speichern zu können.
Ebenso ist es nach Auffassung der Finanzverwaltung zumutbar, die Auslagerung der Daten auf einen anderen unveränderbaren Datenträger vorzunehmen.

Um es noch einmal ganz klar zu betonen: Das BMF zwingt in seinem Schreiben nur dann zur Umrüstung respektive zur Ersatzinvestition, wenn Sie eine elektronische Kasse nutzen!Falls Sie also als Unternehmer noch mit einer so genannten „offenen Ladenkasse“ arbeiten, sind Sie selbstverständlich nicht dazu gezwungen, sich eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. In diesem Fall bleiben für Sie die bisherigen Aufzeichnungspflichten bestehen.Egal, ob Casio, Omron, Sharp oder eine andere Kassenmarke. So werden nach und nach die Bonrollen bzw. der klassische Bon abgeschaft.

Was muss eine Kasse also nachweisen können?

Die Z- Bons, um die Höhe der Tagessumme zu belegen
Stornobuchungen
Entnahmen
Retouren
Die verschiedenen Zahlungswege in Form von Bargeld, Scheck- und Kreditkarten
Die Darstellung der Einzelpositionen
Alle weiteren Auswertungen des Tagesabschlusses

Ein Z- Bon muss übrigens zwingend folgende Details enthalten:

Den Namen des Unternehmers
Das Datum sowie die Uhrzeit des Ausdrucks
Brutto- Tageseinnahmen nach verschiedenen Steuersätzen getrennt
Laufende, automatische Nummerierung
Stornierungen und Löschhinweise für den Tagesspeicher

Folgende Dokumente, gespeicherte beziehungsweise in der Kasse abrufbar, müssen Sie bereit halten:

Die Bedienungsanleitung
Die Programmieranleitung
Die aufgezeichneten Programmabrufe nach jeder Änderung
Einrichtungsprotokolle über Kellner-, Verkäufer und Trainingsspeicher
Alle zusätzlichen Anweisungen zur Kassenprogrammierung

Übergangslösungen und Fristen

Sollten Sie in Besitz einer elektronischen Kasse sein, die das nicht umsetzen kann, dürfen Sie mit dieser bis zum 31.12.2016 zwar weiter arbeiten, doch verlangt das BMF, dass Sie technisch mögliche Softwareanpassungen vornehmen müssen. Zu einem Problem kann es führen, wenn Sie zum Beispiel keine Bedienungsanleitung für Ihre Kasse besitzen, weil Sie diese gebraucht gekauft haben und die Anleitung von vorneherein nicht vorhanden war. Sollten Sie im Besitz einer neueren und damit moderneren Kasse sein, können Sie einen permanenten Speicher installieren (lassen), dessen Daten nicht verändert und nur vom Finanzamt ausgelesen werden können.

Auf Grund der besonders gestiegenen Anforderungen des Gesetzgebers und auch, um einer möglichen Schätzung zu entgehen, sollten Sie jedoch immer ebenso die Anschaffung einer neuen Kasse, zum Beispiel von „Sharp“, „Omron“, „Casio“ oder einem anderen renommierten Hersteller erwägen! Eine solche Investition ist gerade auch im Hinblick darauf, dass sich die gesetzlichen Regelungen des Fiskus wohl kaum in Zukunft lockerer gestalten werden, sicherlich besonders erwägenswert! Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht Kassensysteme.

Einige weiterführende Gedanken

Erst dann, wenn ein Gerät „bauartbedingt“ die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 geforderten Voraussetzungen nicht erfüllt, greift die Übergangsregelung bis zum 31.12.2016, wonach auf eine entsprechende Nachrüstung verzichtet werden kann, wie wir oben schon ausgeführt haben.
In der Praxis, wie zum Beispiel im Bereich der Gastronomie, sind die dargestellten Anforderungen, wenn überhaupt, so nur unvollständig umsetzbar. Auf Grund der Tatsache, dass die Einhaltung der Forderungen mit großem manuellen Aufwand verbunden ist, sind die Aufzeichnungen dadurch schon alleine an sich äußerst fehleranfällig. Das heißt, selbst bei aller Bemühung, diesen Weisungen des BMF gerecht zu werden, können fehlerhafte Eingaben dazu führen, dass die Buchführung anfechtbar ist.

Auf jeden Fall sind sowohl der Speicherplatz als auch die Software- Updates nachzurüsten. Fast alle installierten Kassensysteme sind Software- Update fähig. Die Finanzbehörden werden es wohl kaum akzeptieren, wenn einige Hersteller ein solches auf die Dauer nicht anbieten. Weiterhin gab es in der Vergangenheit Fälle, in denen Betriebsprüfer bei Kassenherstellern nachgefragt haben, ob eine Aufrüstungsmöglichkeit bestehe, was diese regelmäßig bejahten. Das bedeutet für den Steuerpflichtigen im Falle einer Betriebsprüfung einen eklatanten Nachteil.

Zu beachten gilt ebenfalls, dass die bis zum 31.12.2016 geltende Ausnahmeregelung nur für vor dem 26.11.2010 bereits in Betrieb genommene Kassen gilt. Das Schreiben des Bundesfinanzministerium spricht in diesem Kontext davon, dass ein Gerät „ weiterhin eingesetzt wird“. Diese Formulierung deutet auf einen Bestandsschutz bereits installierter Systeme hin. Auf neue Installationen jedoch findet die Ausnahmeregelung daher keine Anwendung. Das Gleiche gilt für den Kauf gebrauchter Registrierkassen. Sollte eine solche vor dem 26.11.2010 gebaut worden sein und erst danach in Ihrem Unternehmen- in Form einer gebrauchten Kasse- eingesetzt worden sein, dann greift diese Ausnahmeregelung nicht.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen noch einmal kurz die Aufbewahrungspflichten ins Gedächtnis rufen, auch, um Sie vor etwaigen Schätzungen seitens des Finanzamtes zu bewahren!

Folgende Kassenunterlagen müssen Sie 10 Jahre aufbewahren:

Originalbelege
Z- Bons
Kassenbücher und Aufzeichnungen inklusive die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
Dokumente, die zur Kasse gehören, vor allem die Bedienungsanleitung
Die Programmabrufe nach jeder Änderung (dazu gehört auch der Artikeleinzelpreis!)
Alle Protokolle, die die Einrichtung von Verkäufern und Kellnern sowie die Trainingsspeicherdaten betreffen
Alle internen Einweisungen zur Programmierung der Kasse(n)
Kalkulationsgrundlagen wie zum Beispiel Getränke- und Speisenkarten in Gaststätten

Welche Vorteile können Sie nun im Zusammenhang mit der neuen Fiskalgesetzgebung von PC- Kassensystemen und POS- Systemen erwarten?

Diese sind modular aufgebaut und bestehen aus der Zentraleinheit (dem PC respektive dem Rechner), dem Kassendrucker, der Kassenschublade, der Bedieneranzeige oder dem Bediener- Bildschirm- zum Beispiel auch in Form von Touchscreen-, der Kundenanzeige, der Eingabe- Tastatur, dem Scanner plus Betriebssystem und der Kassensoftware. Auch wenn Sie bei solchen Geräten mit einem höheren Preis rechnen müssen, kann eine solche Anschaffung durchaus lohnend sein. Denn als Fiskalregistrierkassen sind sie mit manipulationssicheren Speichern ausgerüstet, die alle steuerlich relevanten Daten speichern und so ein direktes Auslesen durch die Betriebsprüfer erlauben.

Der „kryptografische Manipulationsschutz“

In diesem Zusammenhang wollen wir noch kurz auf den so genannten „kryptografischen Manipulationsschutz“ für Kassensysteme eingehen, eine Technik, die es dem Steuerpflichtigen erstmals ermöglicht, die formale Korrektheit seiner Kassendaten zu beweisen. Dieser Schutz basiert auf einer digitalen Signatur, die von einer Smartcard erzeugt wird, die wiederum von einer autorisierten zentralen Stelle ausgegeben wird. Die mit einer solchen Signatur geschützten Daten können nicht verändert werden, da bei einer Manipulation oder einem vollständigen Verlust der Daten durch den Summenspeicher auf der Smartcard eine Ermittlung der einmal signierten Umsätze möglich ist. Diese Lösung erfordert keine wesentlichen technischen Auflagen für Registrierkassen.

Alleine die Tatsache, dass Sie mit einem solchen Schutz die Korrektheit Ihrer Kassendaten beweisen können und somit nicht irgendwelchen Unwägbarkeiten, beispielsweise in Form einer Steuerschätzung, ausgesetzt sind, macht eine solche Anschaffung sicherlich in vielen Fällen besonders lohnend!

News

Wissenswertes aus der Welt der Papierindustrie

Beitragsautor Von Masu
Beitragsdatum 17. Februar 2015

Der Stand der Dinge

Dieser Industriezweig ist eine besonders kapitalintensive, energieintensive und stark konzentrierte Branche mit einer Betriebsgröße, die häufig weit über der im verarbeitenden Gewerbe liegt, wodurch sie für einige regionale Wirtschaftsräume eine hohe Bedeutung erlangt. Jedoch ist der Papierfabrik- Sektor in Deutschland dennoch ein relativ kleiner Industriezweig, der bereits seit Jahrzehnten von einem starken Beschäftigungsabbau betroffen ist. Insgesamt befindet sich die Papierindustrie in einem Wettbewerbs- und Strukturwandel. Einem starken Rückgang bei den grafischen Papieren steht ein Wachstum der Hygiene- und Verpackungspapieren gegenüber. Vor allem ein verändertes Mediennutzungsverhalten führt, neben allgemeinen konjunkturellen Einflüssen, sowie der zunehmenden Nutzung digitaler Medien, zu einem spürbaren Rückgang der Nachfrage bei den so genannten „grafischen Papieren“, deren Produktion im Jahre 2013 um 50 Prozent rückläufig war. (Gemeint sind hiermit Papiere zum Beschreiben, Bedrucken und Kopieren.) Wenn auch in anderen Produktionssegmenten ein Wachstum zu verzeichnen war, so reichte dies nicht aus, den Verlust bei den grafischen Papieren komplett abzufangen. Insgesamt ging die Produktion 2013 um 0,9 Prozent zurück. Der Branchenumsatz lag bei 14,3 Milliarden Euro und damit um 2,5 Prozent unter dem des Vorjahres.

Die größten Herausforderungen liegen dabei auf den Sparten „Überkapazitäten und internationaler Wettbewerb“, „Energiekosten“, „Verfügbarkeit von Rohstoffen“ sowie „ Steigerung der Nachhaltigkeit bei der Produktion“. Eine weitere Rolle spielen der demografische Wandel, der Fachkräftebedarf, die Erschließung neuer Geschäftsfelder, höhere Maschineneffizienz, die Reduzierung von Betriebskosten und die Verbesserung der Verfügbarkeit.

Die Übernahme der „Schades Group“ durch „Hansol Paper“

Im Jahre 2013 hat das koreanische Unternehmen „Hansol“ die „Schades Group“, den größten Produzenten von Thermorollen in Europa, übernommen, das die Group vom dänischen Kapitalfonds Capidea erwarb. Durch diese Akquisition des europaweit tätigen Papierverarbeitungskonzerns erweiterte die börsennotierte „Hansol Paper Co. Ltd“ ihre Vertriebskanäle. „Hansol Paper“ ist Koreas größtes Papierproduktionsunternehmen mit einer Exportquote von mehr als 50 Prozent, einem Jahresumsatz von zwei Milliarden US- Dollar sowie einer Bilanzsumme von drei Milliarden US- Dollar im Jahr 2013. Das Unternehmen erzeugt pro Jahr ungefähr zwei Millionen Tonnen Druck- und Schreibpapier, Thermo- sowie Spezialpapier und mehrere andere Sorten von Papieren. Vor allem den Spezialpapieren für Quittungen, Tickets, Bonrollen und Etiketten sowie sonstigen Arten von Belegpapieren kommt eine besondere Bedeutung zu. Das an der Börse der Südkoreanischen Hauptstadt Seoul notierte Unternehmen beschäftigt circa 1.600 Mitarbeiter und erzielte im Jahre 2012 einen Gesamtumsatz in Höhe von 1,6 Milliarden US- Dollar. Der Konzern ist Teil der „Hansol Group“, die unter anderem auch in den Bereichen Chemie, Logistik, Energie sowie dem IT Sektor tätig ist. „Hansol Paper“ wurde im Jahre 1991 als separates Unternehmen aus der Samsung Group ausgegliedert.

Weiterhin arbeitet der koreanische Papierhersteller in Kooperation mit einem Ausrüster. Diese Transaktion treibt die Umstrukturierung des gesamten Thermopapiermarktes in Europa signifikant voran. Nach Einschätzung der „Schades Group“ bietet die enge Verbindung an diesen Papierlieferanten besonders viele Vorteile. Die Zusammenarbeit zwischen dem Lieferanten und der verarbeitenden Industrie diene, so Schades, der Verkürzung des Abstandes zwischen dem Wunsch der Kunden und der Realisierung. Weiterhin, so meint die Konzernspitze, würden innovativen Lösungen einen weitaus höheren Stellenwert beigemessen. Durch diese Übernahme hat sich der Papierhersteller „Hanson Paper“ gleichzeitig einen Vertrieb gekauft, ein äußerst kluger Schachzug!
Weitere Übernahme- Aktionen der „Hansol Paper“

Wie stark die Bestrebungen neuer Unternehmenszukäufe sind, zeigt auch die Übernahme des niederländischen Herstellers selbstklebender Etiketten „Telrol- Gruppe“. Das mittelfristige Ziel von „Hansol Paper“ ist es, einen Umsatz von drei Milliarden US- Dollar durch differenzierte Produkte und Dienstleistungen bis zum Jahre 2016 zu generieren. Mit dem Zukauf der „Telrol Gruppe“ will das Unternehmen am schnell wachsenden Label- Geschäft teilhaben. Mit der „Schades Group“ und „Telrol“ soll eine Geschäftseinheit gebildet werden. Geplant ist mit der kombinierten Gruppe einen jährlichen Umsatz von rund 150 Millionen Euro zu erzielen. Die Unternehmenskombination beschäftigt mehr als 400 Mitarbeiter und verarbeitet pro Jahr ungefähr eine Milliarde Quadratmeter Papier. Sie hat Niederlassungen in Deutschland, Großbritannien, Niederlande, Belgien, Frankreich, Dänemark, der Schweiz, Schweden und Finnland.

Ausblick

Für andere große Betriebe, wie beispielsweise „Kanzan“, „Köhlerpaper“ und „Mitsubishi Paper“ bedeutet diese Konzentration eine dramatische Verschärfung der ohnehin schon nicht leichten Wettbewerbsverhältnisse. Hier sind die Konzentrationsprozesse nicht nur einschneidend, sonder ebenso besonders augenfällig. Die international operierenden Konzerne innerhalb der Papierindustrie stellen jedes Unternehmen vor bisher nie gekannte Herausforderungen, vor allem angesichts der Tatsache, dass sich die Hersteller und Verarbeiter von Papier, zu dem auch das Thermopapier von Thermorollen gehört, schon lange Zeit in einem schwierigen Umfeld bewegen. So wird der Konkurrenzdruck zunehmend stärker, was sich natürlich signifikant auf die Preisgestaltung und einer Preiserhöhung von Thermopapier auswirkt, und die strengen Umwelt- und Arbeitsschutzauflagen tragen auch nicht gerade zu einer Beruhigung der Gesamtsituation bei. Weiterhin ist davon auszugehen, dass die sowieso schon hohen Strom- und Materialkosten weiter steigen werden, ebenso wie die notwendigen Ausgaben für den Umwelt- und Arbeitsschutz. Um allen Parametern Rechnung zu tragen, müssen die Papierhersteller noch stärker auf die Prozesseffizienz sowie die Zuverlässigkeit der Maschinen achten, um nur ein paar Segmente zu nennen, die sich auf die Produktivität und Rentabilität eines jeden Unternehmens in der Papierindustrie besonders auswirken werden.

Recht

Aufbewahrungsfristen für Kassenrollen

Beitragsautor Von Masu
Beitragsdatum 9. Januar 2015

Die hochwertigen EC-Cash – und Bonrollen, die wir Ihnen in unserem innovativen, auf diese Produkte spezialisierten Discounter anbieten, müssen natürlich auch den gesetzlichen Vorgaben der verschiedenen Aufbewahrungsfristen genügen. Welche Fristen gilt es jedoch zu beachten? Und was wird darunter verstanden? Warum gibt es solche zeitlichen Perioden überhaupt? Mit diesen wichtigen Details wollen wir uns daher im Folgenden einmal näher beschäftigen.

Definition

Unter diesem Begriff wird die Pflicht verstanden, bestimmte Geschäftsunterlagen zu bereits abgeschlossenen geschäftlichen Vorgängen sowohl für steuerrechtliche als auch für handelsrechtliche Zwecke geordnet aufzuheben, damit, sollte dies erforderlich sein, auf sie zurückgegriffen werden kann. Die gesetzlichen deutschen Grundlagen fußen auf den §§ 257 des Handelsgesetzbuches (HGB), 147 der Abgabenordnung (AO) sowie auf § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass es auch branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der Pharmaforschung, der öffentlichen Verwaltung, der Pharma- und Lebensmittelproduktion, den Krankenhäusern, im Umweltschutz, der Qualitätssicherung, der Telekommunikation, der Energieerzeugung sowie im Bauwesen gibt, um nur einige Bereiche zu nennen.

Für welchen Personenkreis gelten die Fristen?

Einer handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt grundsätzlich jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist. Dies betrifft vor allem Kaufleute im Sinne der HGB. Dabei erlischt die Pflicht auch keineswegs dann, wenn das Handelsgewerbe nicht mehr bestehen sollte. Sie kann auch nicht auf einen Nachfolger übertragen werden. Daher sind Sie auch dann an die Aufbewahrungsfrist gebunden, sollten Sie Ihr Geschäft verkauft oder aufgegeben haben, denn Sie müssen die Unterlagen aus der Zeit Ihrer Geschäftstätigkeit trotzdem aufbewahren.

Welche Gründe gibt es für die Aufbewahrung?

Abgesehen von der schon erwähnten sofortigen Verfügungsmöglichkeit bei Bedarf, müssen Firmen meist wegen einer anstehenden Betriebsprüfung auf ihre Unterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorfällen zurückgreifen können. Auch bei Produktionsunternehmen kann die so genannte „Gewährleistungspflicht“ im Rahmen der Produkthaftung einen Zugriff auf alte Geschäftsunterlagen erfordern. Zeigt sich nämlich innerhalb von sechs Monaten gemäß § 476 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) seit des Gefahrenüberganges ein Sachmangel, so wird auf Seiten des Gesetzgebers vermutet, dass die Sache schon beim Übergang der Gefahr Mängel aufwies. An dieser Stelle muss der Verkäufer anhand der aufbewahrten Unterlagen beweisen können, dass dies nicht der Fall war. Denn die Aufbewahrungsfristen sind nicht nur eine lästige Pflicht, sondern schützen ebenso den Verkäufer und/oder den Unternehmer vor unberechtigten Forderungen. Denn innerhalb noch bestehender Verjährungsfristen können von Seiten Dritter gegen das Unternehmen rechtswirksame Ansprüche jeder Art geltend gemacht werden, gegen die die Firma einzig durch noch vorhandene Unterlagen beweiskräftig vorgehen kann. Auch können die Gerichte bei einem anhängigen Rechtsstreit- entweder von Amts wegen oder auf Antrag- die Vorlage der Handelsbücher einer Partei gemäß § 258 Absatz 1 HGB anordnen.

Die Fristen im Einzelnen

Die verschiedenen Fristen sind, wie schon ausgeführt, sowohl im Handelsgesetzbuch, als auch in der Abgabenordnung und im Umsatzsteuergesetz geregelt. Sie sind wie folgt unterteilt:

10 Jahre gelten für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bücher, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen und Lageberichte
6 Jahre müssen Handelsbriefe (ohne Ausgangs- und Eingangsrechnungen), Geschäftsbriefe, sowie E-Mails und andere digitale Dokumente aufbewahrt werden
2 Jahre sind Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger aufzuheben

Welche Unterlagen müssen Sie aufbewahren?

Alle Handelsbücher und Aufzeichnungen, die Sie für steuerliche Belange führen müssen, sind aufzuheben. Nicht darunter fallen jedoch freiwillige Aufzeichnungen, wie beispielsweise Auftrags- und Bestellbücher.
Alle Dokumente, die über eine so genannte „körperliche Bestandsaufnahme“ Auskunft geben. Handelsrechtlich gilt dies für das Inventar, wobei aus steuerrechtlicher Sicht auch Inventur- Aufnahmezettel (so genannte „Urbelege“) aufzubewahren sind.
Alle Unterlagen im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss, also Bilanzdokumente. Diese erstrecken sich auf die Eröffnungs- Zwischen und andere Sonderbilanzen. Auch die Gewinn- und Verlustrechnung, der Anhang und gegebenenfalls der Lagebericht müssen aufgehoben werden.
Ebenso sind Sie angehalten, alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen auf zu bewahren, die zum Verständnis der Buchführung nötig sind. Dies können zum Beispiel Kontenpläne, Abkürzungsverzeichnisse sowie Programm- und Verfahrensdokumente des EDV- Systems sein.
Auch müssen Sie alle Geschäfts- und Handelsbriefe jeglicher Form, sowohl Briefe, als auch E-Mails und Fax-Nachrichten aufheben. Diese Pflicht erstreckt sich sowohl auf abgesandte als auch empfangene Nachrichten mit Ihren externen Geschäftspartnern, nicht jedoch auf interne E-Mails oder sonstige interne Mitteilungen.
Ebenso Buchungsbelege jeglicher Art, also alle Unterlagen über Ihre Geschäftsvorfälle, unterliegen den Aufbewahrungsfristen. Damit sind nicht nur interne Buchungsanweisungen, sondern auch Steuerbescheide, Kassenbücher, Kontoauszüge, Quittungen, Rechnungen, Wechsel und Zahlungsanweisungen gemeint.
Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, wie beispielsweise Handelsregisterauszüge, Mahnschreiben sowie Kassenbons (weitere Kassenbon Informationen) fallen ebenfalls unter die Aufbewahrungsfrist.

Auch die Form der Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben

So sind Sie gehalten, die Unterlagen geordnet aufzubewahren, wobei die jeweiligen Aufbewahrungsformen den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ entsprechen müssen. Sollten Sie elektronisch vorzuhaltendes Material besitzen, so sind die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme“ sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ zu beachten und einzuhalten. Die Aufbewahrung von Originalunterlagen ist jedoch nur in Ausnahmefällen gesetzlich verfügt. Dazu gehören Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse auch dann, wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern, die so genannte „elektronische Archivierung“, aufgezeichnet sind. Für alle anderen Unterlagen hat der Gesetzgeber eine erleichterte Aufbewahrung vorgesehen. Sie können auch als Wiedergabe auf einem Bild- oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, soweit dies den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ entspricht. Dabei müssen Sie jedoch sicher stellen, dass die Wiedergabe oder die Daten inhaltlich und bildlich übereinstimmen, wenn diese lesbar gemacht werden. Darüber hinaus müssen die Dokumente während des Zeitraums der Aufbewahrungsfristen jederzeit verfügbar sein, sofort lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können, gemäß § 147 Absatz 2 der Abgabenordnung (AO). Für bestimmte Zolldokumente gelten Sondervorschriften. Wenn eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen auf Daten- oder Bildträger erfolgt, können Sie die Papierbelege vernichten. Natürlich sind Originalunterlagen, die Sie nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufheben müssen, davon ausgeschlossen, wie dies zum Beispiel nach § 62 Absatz 2 der Umsatzsteuerdurchführungsverodnung (UStDV) bei „Belegnachweisen im Vorsteuervergütungsverfahren“ der Fall ist. Auch wenn keine Aufbewahrungspflicht vorgeschrieben ist, müssen Sie allerdings als Unternehmer durch die Vernichtung von Original- Dokumenten Rechtsnachteile in anderen Bereichen befürchten, wie beispielsweise bei Schuldversprechen, Bürgschaften und notariellen Dokumenten.

Welche Rechtsfolgen erwarten Sie bei Zuwiderhandlungen?

Verstöße gegen die Pflichten zur Aufbewahrung führen steuerrechtlich zu den gleichen Rechtsfolgen, wie solche gegen die Aufzeichnungs- und Buchführungspflicht. Denn fehlende Dokumente können bewirken, dass die geforderte ordnungsgemäße Buchführung der Finanzbuchhaltung nicht mehr vorliegt. Hier kann es zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörde kommen. Auch machen Sie sich strafbar, wenn Sie Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung Sie nach dem Handelsrecht verpflichtet sind, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beiseiteschaffen, diese zerstören, beschädigen oder deren Existenz verheimlichen und dadurch die Übersicht über Ihren Vermögensstand erschweren gemäß § 283 b Absatz 1 des Strafgesetzbuches (StGB). Als weitere mögliche Straftatbestände kommen Steuerhinterziehung nach § 370 der Abgabenordnung sowie Urkundenunterdrückung nach § 274 StGB in Betracht.

Und was geschieht mit den Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?

Diese können Sie einfach vernichten. Sollte es danach zu Rechtsstreitigkeiten kommen, so ist es jedoch möglich, dass Sie, als Chef Ihres Unternehmens, trotz der Rechtmäßigkeit der Vernichtung in Beweisnot geraten. Jedoch dürfte in vielen Fällen die „Einrede der Verjährung“, wie dies der Jurist nennt, vorliegen. Das bedeutet, dass Sie sich auf die Verjährung, also die abgelaufene Aufbewahrungsfrist, berufen können.

Fazit

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist sowie die geordnete Aufbewahrung sind, wie Sie lesen konnten, nicht auf „die leichte Schulter“ zu nehmen. Unsere hervorragenden Kassen- Bon- und EC- Cash Rollen sorgen, auf Grund ihrer hervorragenden Qualität, selbst noch nach Einhaltung der 10 jährigen Aufbewahrungsfrist, für gute Lesbarkeit, denn wir, von „bonro“, möchten Sie stets aktiv bei der Erfüllung Ihrer Aufbewahrungsfristen unterstützen! Testen Sie die exzellente Eignung all unserer Produkte. Wir sind uns sicher, Sie werden stets begeistert sein!

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