Kassenbuch – Was ist ein Kassenbuch?
Das Kassenbuch ist dafür der Verwaltung der internen Kasse und erfasst Einnahmen und Ausgaben von Barmitteln, also alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens, die mit Bargeld bezahlt werden. Damit man nicht immer wieder über einen Bonrollen und einen Bondruck ausdrucken muss, führt man einfach ein Kassenbuch.
Was ist ein Kassenbuch?
Das Kassenbuch gibt einen Überblick darüber, wie viel Bargeld in der Geschäftskasse des Unternehmens ist und enthält überdies die Buchungsbelege der Geschäftsvorfälle.
Das Kassenbuch ist also eine einfache Form der Buchführung und kann die Aufgabe eines Hilfsbuchs erfüllen.
Ein Kassenbuch hilft Ihnen dabei den aktuellen Stand der Kasse zu erfassen. Außerdem hilft es Ihnen bei der Erzeugung einer Einnahme-Überschussrechnung und der Umsatzsteuervoranmeldung.
Aufbau des Kassenbuchs:
Beim Buchen der Einnahmen und Ausgaben in das Kassenbuch, werden folgende Daten erfasst:
-Der aktuelle Kassenstand
-Die Einnahme in die Kasse und die Ausgabe aus der Kasse
-Das Datum des Geschäftsvorfalls
-Die Umsatzsteuer
-Die Belegnummer
-Der Steuersatz und der Buchungstext
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Privatpersonen, Nebenerwerbstätigte und Einzelunternehmer sind nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen, es besteht die Pflicht eingenommene Umsatzsteuer durch eine Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldungen zu melden.
Außerdem wird das Führen eines Kassenbuchs also doch zu einer Verpflichtung.
Größere Unternehmen, deren Verbuchungen von Einnahmen und Kosten sehr viel komplexer sind, wie Z.B. eine GmbH, ist das Führen eines Kassenbuchs, neben der doppelten Buchführung eine Verpflichtung.
Sie müssen über eine reale Kasse verfügen, die die direkte Barentnahmen für Ausgaben, wie beispielsweise das Vorstrecken von Reisekosten, ermöglicht.
Kassenbericht
Das Kassenbuch ist bei Einzelaufzeichnungen zwingend. In ihm werden die digitalen Erlösaufzeichnungen z.B. aus der Registrierkasse erfasst. Das ist der Gegensatz zu einem Kassenbericht, der nur die Gesamtsumme (Tageslosung) für jeden einzelnen Geschäftstag nach retrograder Ermittlung durch Auszählung enthält. Der Kassenbericht muss also das jeweilige Datum enthalten und handschriftlich erstellt werden. Damit sind die relevanten Angaben, aus denen sich die sogenannte Tageslosung zusammensetzt, in dem täglichen Kassenbericht enthalten. Der Kassenbericht muss täglich erstellt werden, also nicht zeitlich verspätet. Er muss retrograd aufgebaut sein. Es ist unzulässig, mehrere Tage in einem Kassenbericht zusammenzufassen. Alle Kassenberichte bilden zusammen die Kassenaufzeichnungen für das jeweilige Jahr. Soweit Nebenkassen geführt werden, müssen diese Ergebnisse über sogenannte Nebenkassenkladden in den Kassenbericht übernommen werden. Vom Kassenbuch ist der tägliche Kassenbericht zu unterscheiden. Er ist auch dann zu führen, wenn es keine Pflicht zum Kassenbuch gibt. Das ist bei § 4 III Rechnern der Fall. Soweit eine sog. Offene Ladenkasse – also keine Registrierung der Einzelaufzeichnungen durch jeweils eine neue Eingabe – geführt wird, muss ihr Kasseninhalt täglich bei Geschäftsschluss ausgezählt werden (Tagesaufnahme) und der Inhalt des Zählprotokolls in den Kassenbericht übernommen werden. Es ist also fehlerhaft, wenn der Kassenbericht inhaltlich mit dem Kassenbuch gleich gesetzt wird. Bei richtiger Unterscheidung gibt es bei der offenen Ladenkasse einen Kassenbericht und bei Registrierkassen ein Kassenbuch. Hier ist die retrograde Ermittlung der Tageslosung fehlerhaft, da sich die Tageserlöse aus der digitalen Erfassung durch den Z- Bon entnehmen lassen. Sind Einzelaufzeichnungen zumutbar, so sind sie zusätzlich zum Kassenbericht zu führen.